Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable

2. Definiciones

• Titular: persona natural a quien refieren los datos personales.
• Responsable del tratamiento: persona jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado del tratamiento: persona jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad o cuyo uso indebido genere discriminación.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular.

3. Doble rol: responsable y encargado

BotwAIp opera con dos roles claramente diferenciados:

• Como Responsable: respecto a los datos de las cuentas de sus Clientes (la empresa que contrata el Servicio): nombre, correo, datos de facturación, configuración, registros de uso del panel.
• Como Encargado: respecto a los datos de los clientes finales del Cliente (los contactos con los que el Cliente conversa por WhatsApp). En este caso, el Cliente es el Responsable y BotwAIp procesa esos datos exclusivamente bajo sus instrucciones.

4. Principios rectores

El tratamiento de datos personales se realiza con apego a los principios reconocidos por las normas de protección de datos LATAM:

• Legalidad: tratamiento conforme a la ley aplicable.
• Finalidad: tratamiento para finalidades legítimas e informadas al titular.
• Libertad: tratamiento solo con consentimiento o por mandato legal.
• Veracidad o calidad: datos exactos, actualizados y comprobables.
• Transparencia: el titular puede obtener información sobre sus datos.
• Acceso y circulación restringida: solo al titular o a personas autorizadas.
• Seguridad: medidas técnicas y organizativas razonables.
• Confidencialidad: obligación de reserva sobre los datos.
• Temporalidad: conservación por el tiempo necesario.

5. Datos personales recolectados

5.1 Datos identificadores

Nombre, apellidos, tipo y número de documento (cuando aplica para facturación), nacionalidad.

5.2 Datos de contacto

Correo electrónico, número de teléfono móvil, dirección postal, ciudad, departamento/estado, país.

5.3 Datos económicos y de facturación

Razón social, NIT/RFC/CUIT, dirección fiscal, datos requeridos por el régimen tributario, historial de pagos.

5.4 Datos operacionales (rol de Encargado)

Cuando el Cliente conecta su WhatsApp Business, BotwAIp procesa por su cuenta: mensajes intercambiados, archivos multimedia, contactos del Cliente final, etiquetas, pedidos. Estos datos son propiedad del Cliente y se tratan bajo su responsabilidad.

5.5 Datos técnicos y de auditoría

Dirección IP, identificador de dispositivo, registros de inicio de sesión, acciones administrativas (creación, edición, eliminación de bots, planes, usuarios).

Datos sensibles: BotwAIp no solicita, ni requiere para la operación del Servicio, datos sensibles (origen racial, ideología política, religión, datos biométricos, datos de salud, orientación sexual, etc.). Si el Cliente decide cargar este tipo de datos en su base de conocimiento u operación, lo hace bajo su exclusiva responsabilidad y debe garantizar haber obtenido la autorización reforzada del titular.

6. Finalidades del tratamiento

• Crear, mantener y gestionar la cuenta del Cliente en el Servicio.
• Permitir la operación de bots de WhatsApp Business: recepción, procesamiento, almacenamiento y respuesta de mensajes.
• Procesar pagos y emitir comprobantes fiscales.
• Brindar soporte técnico y atender requerimientos del Cliente.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales y regulatorias.
• Prevenir fraude, abuso del Servicio y violación de los Términos.
• Comunicar al Cliente novedades operativas relevantes (no marketing).
• Mejorar la calidad del Servicio mediante análisis agregados y anonimizados.

7. Autorización del titular

Al crear una cuenta o conectar un canal de WhatsApp, el Cliente otorga su autorización para el tratamiento de sus datos personales conforme a esta Política. La autorización para datos de los clientes finales debe ser obtenida por el Cliente directamente del titular, bajo su responsabilidad como Responsable del tratamiento.

La autorización puede ser retirada en cualquier momento mediante solicitud al correo de privacidad. El retiro no tendrá efectos retroactivos y puede implicar la imposibilidad de seguir prestando el Servicio.

8. Derechos del titular

Conforme a la normativa aplicable, el Titular tiene los siguientes derechos:

9. Procedimiento para ejercer derechos

1. Enviar la solicitud al correo soporte@robpixels.com indicando:
   • Nombre completo y documento de identidad.
   • Pretensión clara y descripción del derecho que ejerce.
   • Datos de contacto para respuesta.
   • Documentos que sustenten la solicitud (si aplica).
2. Verificación de identidad del solicitante por parte de BotwAIp.
3. Respuesta en un plazo máximo de 15 días hábiles contados desde la recepción. Si la complejidad lo amerita, podrá prorrogarse por 8 días hábiles adicionales, informando al titular.
4. En caso de consultas, el plazo es de 10 días hábiles prorrogables por 5 días adicionales.
5. Si la solicitud está incompleta, se solicitarán los datos faltantes dentro de los 5 días siguientes. El titular tendrá 2 meses para completarla; en caso contrario, se entenderá desistida.

10. Autoridad de control

Si el titular considera que la respuesta no atiende su requerimiento o que sus derechos han sido vulnerados, podrá presentar queja ante la autoridad de control competente de su país de residencia. Algunos ejemplos:

• Colombia: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• México: Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI).
• Argentina: Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP).
• Perú: Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (ANPD).
• Chile: Consejo para la Transparencia.

11. Transferencias y transmisiones

BotwAIp podrá transferir datos a terceros encargados ubicados dentro o fuera del país, exclusivamente para finalidades operativas (hosting, IA, pagos, correo). Toda transferencia se hace mediante cláusulas contractuales que garantizan estándares de protección equivalentes a los exigidos por la normativa del país del titular.

12. Medidas de seguridad

• Cifrado TLS 1.2+ para comunicaciones.
• Cifrado en reposo para credenciales sensibles (tokens, contraseñas, secretos TOTP, API keys).
• Control de acceso por roles (admin, agente, facturación, visualizador).
• Autenticación de dos factores (TOTP) opcional para todas las cuentas.
• Aislamiento multi-tenant: cada empresa cuenta con su propio espacio lógico en base de datos.
• Registro de auditoría inmutable de acciones administrativas relevantes.
• Backups periódicos y planes de continuidad.

13. Vigencia y conservación

Esta Política rige desde su fecha de publicación. Los datos personales se conservarán por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atendiendo además las disposiciones legales aplicables en materia tributaria, contable y de protección al consumidor.

Si el Cliente termina su relación con BotwAIp, sus datos serán eliminados al vencimiento del plazo legal de conservación, salvo solicitud expresa anterior. Los datos operacionales de bots eliminados se purgan a los 7 días de la suspensión.

14. Modificaciones

Esta Política podrá ser modificada para adecuarse a nuevas normas o evoluciones del Servicio. Las modificaciones sustanciales se comunicarán al correo registrado del Cliente con al menos 15 días de antelación a su entrada en vigor.